Erfahre jetzt, wie deine Dokumentenablage schnell und einfach mit MeinAcker funktionieren kann.
Lieferscheine, Rechnungen und andere Belege gehören zum Alltag auf landwirtschaftlichen Betrieben. Gleichzeitig müssen diese Unterlagen häufig für die betriebliche Dokumentation, Nachweise oder Förderanträge verfügbar sein. Im Arbeitsalltag landen Dokumente jedoch oft zunächst im Schlepper, auf dem Schreibtisch oder in einer Ablage und sind später nicht immer sofort griffbereit. Die Suche nach einem bestimmten Beleg kostet dann Zeit.
Mit der Dokumentenfunktion von MeinAcker können Unterlagen direkt nach Erhalt digital erfasst und zentral gespeichert werden. So stehen wichtige Informationen jederzeit zur Verfügung.
Liegt ein Beleg vor, kann er mit dem Smartphone fotografiert und direkt in MeinAcker gespeichert werden. Eine spätere Digitalisierung im Büro oder zusätzliche Geräte sind nicht erforderlich.
Der Vorteil: Die Informationen werden unmittelbar gesichert. Selbst wenn der Papierbeleg beschädigt wird oder später nicht mehr auffindbar ist, bleibt die digitale Version erhalten.
Die Dokumentenerfassung lässt sich unkompliziert in den Arbeitsalltag integrieren:
- Beleg mit der Scan-App scannen
- Dokument hochladen
- Bei Bedarf weitere Informationen am PC ergänzen
Auf diese Weise können Unterlagen direkt während der täglichen Arbeit erfasst werden, ohne dass zusätzliche Verwaltungsabläufe entstehen.
Für eine übersichtliche Organisation können Dokumente in MeinAcker mit individuellen Labels versehen und verschiedenen Bereichen zugeordnet werden, beispielsweise Betriebsmitteln, Ernte, Maschinen, Werkstatt oder Pflanzenschutz.
Zusätzlich hilft eine Volltextsuche dabei, gespeicherte Dokumente schnell wiederzufinden. Statt Ordner oder Papierablagen zu durchsuchen, genügt häufig ein passender Suchbegriff.
Viele Probleme entstehen bereits in den ersten Tagen nach Erhalt eines Belegs. Dokumente werden verlegt, verschmutzen oder verblassen mit der Zeit. Durch die zeitnahe digitale Erfassung bleiben wichtige Informationen erhalten und zentral verfügbar.
Das schafft mehr Übersicht im Betriebsalltag und erleichtert die Dokumentation.
FAZIT: Handy raus, Beleg sichern, Fertig!
Wer Belege direkt bei Erhalt digital erfasst, spart sich später häufig die Suche nach wichtigen Unterlagen. Die Scan-Funktion der MeinAcker-App ermöglicht es, Lieferscheine, Rechnungen und weitere Dokumente unmittelbar vor Ort zu erfassen und zentral in MeinAcker abzulegen. Damit stehen die Informationen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden.